Alle informatie die de opdrachtgever deelt wordt vertrouwelijk behandeld volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en zal alleen maar gebruikt worden door Designs by Lotte om de beste service te leveren, en om het ontwerp zo goed mogelijk af te ronden. Deze informatie zal niet met een derde partij worden gedeeld, tenzij de opdrachtgever dat wil of hier toestemming voor geeft.

Selfpubbers moeten een aanbetaling van €150 euro voldoen na het ondertekenen van de overeenkomst, dit om het risico te voorkomen dat Designs by Lotte uren investeert in een project dat uiteindelijk leidt tot een weigering tot betalen.

Het indienen van een aanvraag via de website is geheel vrijblijvend en verplicht de opdrachtgever niet direct tot betalen. De opdrachtgever wordt pas om een betaling gevraagd nadat hij/zij het contract heeft ondertekend en besluit gebruik te maken van de diensten van Designs by Lotte.

Voor uitgevers geldt geen aanbetaling.

Door het tekenen van de overeenkomst ga je akkoord met de betalingsvoorwaarden. Het niet nakomen van de gemaakte afspraken leidt tot beëindiging van de overeenkomst, waarbij eerder ontvangen bedragen niet worden geretourneerd. Is er nog niets betaald door de opdrachtgever, maar heeft Designs by Lotte wel al werkzaamheden verricht, dan dient de opdrachtgever deze kosten te vergoeden. Als een opdracht uit meerdere fasen bestaat en de opdrachtgever nog niet alle informatie kan aanleveren maar er wel al werkzaamheden zijn verricht door Designs by Lotte, heeft Designs by Lotte het recht om de uren die zij heeft gemaakt te declareren bij de opdrachtgever.

Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan ontvangt de opdrachtgever een eerste betalingsherinnering vanuit Designs by Lotte. Hierbij wordt verwacht dat de herinnering binnen 4 dagen wordt bevestigd en dat het openstaande bedrag binnen 5 dagen wordt voldaan.

Blijft een reactie of betaling uit, dan volgt binnen 4 dagen een tweede betalingsherinnering.

Vanaf het verlopen van de betalingstermijn behoudt Designs by Lotte zich het recht voor wettelijke rente in rekening te brengen.

Bij zakelijke opdrachtgevers kunnen daarnaast incasso- en administratiekosten in rekening worden gebracht, met een minimum van €40,-.

Bij particuliere opdrachtgevers geldt eerst een wettelijke betaaltermijn van 14 dagen voordat eventuele incassokosten in rekening worden gebracht.

Blijft betaling daarna alsnog uit, dan behoudt Designs by Lotte zich het recht voor de vordering over te dragen aan een incassobureau. Alle bijkomende incasso- en gerechtelijke kosten zijn dan voor rekening van de opdrachtgever.

Premade boekomslagen zijn eenmalig beschikbaar, hierbij geldt de regel: wie het eerst komt wie het eerst maalt. Als ze eenmaal zijn verkocht, zullen ze ook nooit meer worden verkocht. Alle verkopen zijn definitief en worden niet terugbetaald. Premade boekomslagen mogen niet worden doorverkocht. Bij het aankopen van een premade boekomslag, gaat de opdrachtgever akkoord met alle voorwaarden op deze pagina.

Als er wijzigingen aan het premade boekomslag moeten plaatsvinden, zal dit binnen 2 weken gebeuren. Het veranderen van de titel is niet vanzelfsprekend. De pakketkeuze geeft aan of de titelwijziging wel of niet is inbegrepen.

Verder worden er aan premades niets gewijzigd qua elementen/kleuren. Met het akkoord gaan van deze algemene voorwaarden, ga je ook akkoord met de tekst en uitleg op de pagina van de premade boekomslagen

Ruwe schetsen mogen niet worden gedeeld met derde partijen of online worden gedeeld in welke vorm dan ook (berichten, groepen, forums, etc.). Als de opdrachtgever de schets met een andere partij wil delen, moet hiervoor schriftelijke toestemming worden verleend. Afgekeurde boekomslagen kunnen te koop worden aangeboden als een premade boekomslag.

Designs by Lotte werkt uitsluitend samen met de uitgever als opdrachtgever. Direct contact met de auteur wordt niet op prijs gesteld. Uit ervaring blijkt dat dit vaak leidt tot onrealistische verwachtingen en een aanzienlijke toename van de tijdsbesteding, wat niet binnen de projectafspraken valt. Tijd is waardevol en maakt deel uit van de professionele dienstverlening die Designs by Lotte biedt.

De uitgever is verantwoordelijk voor de communicatie en coördinatie met de auteur. Het is essentieel dat de uitgever duidelijke kaders stelt aan de auteur over de rol van Designs by Lotte. Als designer levert Designs by Lotte creatief werk dat past binnen de opdracht, en niet enkel uitvoerend werk op basis van wensen die voortkomen uit persoonlijke voorkeuren van de auteur.

Designs by Lotte verzoekt uitgevers dan ook om te waken voor micromanagement vanuit de auteur. Dit kan het creatieve proces verstoren en de kwaliteit van het eindresultaat negatief beïnvloeden. Designs by Lotte behoudt zich het recht voor om suggesties en verzoeken die buiten de projectafspraken vallen, te weigeren.

Voor meer informatie over wat valt binnen het afgesproken werk, verwijst Designs by Lotte naar de secties Revisies en Project beëindiging in deze algemene voorwaarden. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen hiervan op de hoogte zijn om het project soepel te laten verlopen.

Als een pakket revisies heeft, staat dit bij het pakket vermeld. Elke revisie daarbovenop kost €15,- extra. Er vinden maximaal 3 revisierondes plaats voor dit bedrag. Revisierondes na ronde 3, worden gezien als meerwerk en zullen tegen €75,- extra per uur in rekening worden gebracht met een minimumvergoeding van één uur.

Een revisieronde is niet hetzelfde als een revisie. Een revisieronde bestaat namelijk uit één ronde met meerdere revisies. Dat is anders dan een losse revisie.

Samengevat: Een revisieronde is er eigenlijk voor dat de auteur of uitgever nog dingen kan finetunen met behulp van de inbegrepen revisies. Zoals een kleur die niet in de smaak valt, of een tak van een boom die door de tekst loopt en niet je voorkeur heeft. Een revisieronde is dus geen vrijkaart om te micromanagen of het hele ontwerp aan te passen. Van te voren maken we duidelijke afspraken over wat je cover nodig heeft. Als een briefing achteraf toch niet duidelijk genoeg was, dan ligt de schuld hiervoor niet bij Designs by Lotte. Tevens kies je als uitgever of als auteur ervoor om met Designs by Lotte samen te werken, een ontwerper met haar eigen stijl. Designs by Lotte vertrouwt erop dat zij haar stijl mag toepassen, en niet in aanraking komt met micromanaging (zie kopje project beeindiging).

Het is belangrijk dat het gewenste formaat van het boek vooraf duidelijk is. Designs by Lotte maakt het binnenwerk en/of de cover namelijk volledig op maat. Als het formaat achteraf toch wordt gewijzigd, brengt dit veel extra werk met zich mee: Designs by Lotte moet het ontwerp herschikken, elementen aanpassen, een nieuwe template maken en nieuwe ontwerplijnen zetten. Dit valt buiten de pakketprijzen en wordt daarom apart in rekening gebracht.

Het wijzigen van het formaat achteraf is uiteraard mogelijk, bijvoorbeeld als het drukkosten bespaart, maar wordt berekend tegen het uurtarief van €75,- met een starttarief van minimaal 1 uur.

Twijfel je over het juiste formaat of heb je advies nodig? Designs by Lotte denkt graag met je mee vóór de opmaak begint, zodat verrassingen (en extra kosten) achteraf voorkomen kunnen worden.

Wanneer Designs by Lotte het binnenwerk van een boek vormgeeft, wordt de auteur stap voor stap meegenomen in het proces. Als eerste maakt Designs by Lotte een opzet van de eerste twee hoofdstukken, inclusief de titelpagina, het colofon en eventuele extra’s in het begin. Ook worden de paginanummering en de marges van de teksten bepaald. Op deze manier krijgt de auteur een duidelijk beeld van de opmaak en uitstraling van het boek. Pas na goedkeuring van deze opzet wordt de volledige binnenwerk opmaak verder uitgewerkt. Zo hoeft de auteur zich geen zorgen te maken over de stijl, aangezien deze vooraf wordt afgestemd.

Als er schutbladen in het pakket zitten, betekent dit één ontwerp en één kleine fotobewerking. Gecompliceerde schutbladen waar veel aan gesleuteld moet worden hebben gevolgen voor de prijs. Mochten de schutbladen meer werk zijn dan het pakket toelaat, omdat de opdrachtgever bijvoorbeeld veel fotobewerking vraagt, dan hanteert Designs by Lotte haar uurprijs (€75,- per uur) voor het ontwerp, met een minimum vergoeding van één uur.

Na oplevering van de eerste volledig opgemaakte versie kunnen correcties worden doorgegeven. Kleine aanpassingen, zoals het corrigeren van een spelfout of het toevoegen van een vergeten woord, zijn uiteraard mogelijk. Deze fase is echter niet bedoeld voor ingrijpende tekstwijzigingen, zoals het herschrijven van

zinnen of alinea’s. Het is daarom belangrijk dat het manuscript volledig is nagekeken en zo goed als persklaar wordt aangeleverd.

Afhankelijk van het gekozen pakket zijn de eerste 5 tot 10 correcties inbegrepen. Extra correcties buiten de pakketbundel worden in rekening gebracht tegen een tarief van €2,50 per correctie.

De gemiddelde doorlooptijd is 7-14 werkdagen (vakanties uitgezonderd). Tijdens drukke periodes kan de ontwerptijd uitlopen tot maximaal 28 werkdagen. Designs by Lotte zal de opdrachtgever hiervan op de hoogte brengen. Designs by Lotte is niet verantwoordelijk voor gemiste deadlines als gevolg van arme communicatie.

Designs by Lotte hanteert een aanlevertermijn van minimaal 1,5 tot bij voorkeur 2 maanden. Het ontwerpen, nakijken, corrigeren en opleveren van boekomslagen en binnenwerken vergt tijd. Daarom wordt van opdrachtgevers verwacht dat zij hier rekening mee houden in hun planning en eventuele vertragingen tijdig communiceren. Dit stelt Designs by Lotte in staat om vrijgekomen tijd op te vullen met andere opdrachten.

Opdrachten die binnen een maand moeten worden opgeleverd, zijn niet haalbaar. Voor spoedopdrachten geldt een toeslag van €1000 bovenop de afgesproken prijs, in verband met het feit dat Designs by Lotte andere opdrachten zal moeten verschuiven. Spoed is alleen mogelijk wanneer de agenda van Designs by Lotte dit toelaat.

Voor afwerking (het drukklaar maken van een volledig omslag) hanteert Designs by Lotte een aanlevertermijn van minimaal 3 weken tot bij voorkeur 1 maand.

Alle wijzigingen die worden aangevraagd na definitieve goedkeuring en/of nadat de definitieve bestanden zijn aangeleverd, zullen tegen €75,- extra per uur in rekening worden gebracht met een minimumvergoeding van één uur.

Mochten er na de definitieve goedkeuring nog fouten worden ontdekt in het gemaakte werk, dan is Designs by Lotte hier niet verantwoordelijk voor. De opdrachtgever is altijd verantwoordelijk voor het eindresultaat, dit omdat de opdrachtgever altijd de laatste check op het werk moet verrichten.

De tarieven op de website kunnen op elk moment en zonder waarschuwing worden gewijzigd. De prijs tussen Designs by Lotte en de opdrachtgever staat vast wanneer de opdrachtgever akkoord gaat met de voorwaarden.

De reguliere werktijden zijn maandag t/m donderdag van 10:00 tot 17:00 uur en vrijdag van 10:00 tot 15:00 uur. Werkzaamheden buiten deze tijden worden gezien als werk op onregelmatige tijden en brengen een aangepast tarief met zich mee.

Werk buiten reguliere werktijden wordt uitsluitend uitgevoerd in overleg en wanneer de planning dit toelaat. Designs by Lotte behoudt zich het recht voor om spoedopdrachten te weigeren.

Alle bestanden die worden aangeleverd worden verstuurd via de mail. Tenzij de bestanden erg groot zijn, dan wordt er gebruik gemaakt van WeTransfer.

De opdrachtgever verklaart en garandeert dat de tekst, afbeeldingen, foto’s en/of ander materiaal dat door de opdrachtgever wordt verstrekt voor het ontwerpproject, eigendom is van de opdrachtgever of daar een licentie voor heeft. De opdrachtgever is als enige verantwoordelijk voor het materiaal en de geldigheid van auteursrechten, handelsmerken en eigendom waarvan de opdrachtgever beweert hier de rechten van te hebben. De opdrachtgever stemt ermee in om de ontwerper en hun gelieerde ondernemingen te vrijwaren en te vrijwaren van en tegen elke claim van inbreuk, of enig handelsmerk, auteursrecht of handelsgeheim, of nalatigheid die voortvloeit uit enige tekst, afbeeldingen, foto’s of ander materiaal dat door de opdrachtgever is verstrekt.

Designs by Lotte werkt niet met AI-gegenereerde afbeeldingen als basis voor haar ontwerpen. Zij zet het enkel in als ondersteuning om bestaande beelden subtiel uit te breiden of te verbeteren omdat dit zit ingebouwd in haar ontwerptool Adobe Photoshop. Dit waarborgt dat elk ontwerp blijft voldoen aan de hoge kwaliteitsstandaarden die zij stelt.

Daarnaast accepteert Designs by Lotte geen aangeleverde afbeeldingen van auteurs of uitgevers als deze duidelijk met AI zijn gegenereerd.

Het is niet toegestaan om ontwerpen, illustraties of andere creatieve werken van Designs by Lotte te gebruiken voor het trainen van kunstmatige intelligentie (AI), of om deze te gebruiken als input voor AI-tools om nieuwe content te genereren, zoals afbeeldingen, video’s of promotioneel materiaal.

Het werk van Designs by Lotte is bedoeld voor het afgesproken eindproduct en mag niet op deze manier hergebruikt of bewerkt worden met behulp van AI.

Wanneer Designs by Lotte constateert dat dit toch gebeurt, ontvangt de opdrachtgever eerst een waarschuwing. Hierbij wordt verwacht dat het gebruik per direct wordt stopgezet en dat alle betreffende content wordt verwijderd.

Wanneer hier geen gehoor aan wordt gegeven, of wanneer er sprake is van een herhaalde overtreding, wordt een boete van €500 per overtreding in rekening gebracht. Deze boete staat los van eventuele aanvullende schadevergoeding.

Daarnaast behoudt Designs by Lotte zich het recht voor om verdere juridische stappen te ondernemen bij inbreuk op het auteursrecht.

Lotte van den Noort van Designs by Lotte behoudt de volledige rechten van alle ontwerpen, schetsen (inclusief layout; stijl; fonts; afbeeldingen. Ofwel; open bestanden) en deze mogen door niemand worden nagemaakt.

Ontwerpen mogen door niemand worden nagemaakt of worden aangepast. Is dit wel het geval, dan rekent Designs by Lotte hier een boete voor. Het boetebedrag is de prijs van het product, eenmalig het uurtarief van €75 euro en plus BTW.

Boekomslagen mogen door de opdrachtgever gebruikt worden voor promotionele doeleinden, zoals boekenleggers, banners etc. Heb je twijfels of je wel of niet iets mag gebruiken? Neem dan contact op!

Designs by Lotte mag de werken in haar portfolio gebruiken, voor marketing en promotie.

De opdrachtgever begrijpt dat het ontwerp NIET door iemand mag worden aangepast, behalve door Lotte van den Noort van Designs by Lotte.

Meer informatie en uitleg over waarom dit zo werkt, lees je hier.

Designs by Lotte vereist een benoeming van de naam wanneer een boek wordt gedrukt waarvan Designs by Lotte het omslag of het binnenwerk heeft gemaakt als:

Omslagontwerp © Designs by Lotte of; Omslagontwerp: © Designs by Lotte of; Binnenwerk © Designs by Lotte of; Grafisch design © Designs by Lotte

Of een andere vorm dat duidelijk aangeeft dat Designs by Lotte de maker is van de desbetreffende geleverde dienst(en).

Designs by Lotte kan op geen enkel moment financieel of juridisch verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele problemen, kosten, vergoedingen of uitgaven die door de opdrachtgever worden gemaakt als gevolg van het gebruik van het ontwerp van Designs by Lotte.

Designs by Lotte is trots op haar ontwerpen en zal haar naam niet zetten op iets waar ze niet achterstaat. Ze vraagt u haar suggesties en ideeën, die in uw beste belang worden gegeven, over te nemen. Elke vorm van micromanaging of geforceerde kunstrichting tijdens de ontwikkelingsfase wordt niet getolereerd. Ze behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst te beëindigen als een opdrachtgever: zich bemoeit met excessief micromanaging; en/of een aanhoudend gebrek aan vertrouwen toont of onvermogen om vooruit te komen binnen een project. Bij elke gelegenheid om de situatie te verhelpen, zal de opdrachtgever hiervan in kennis worden gesteld voordat opschorting wordt overwogen. Elke opschorting/beëindiging zal niet resulteren in enige terugbetaling van geld en alle ontwikkelde ontwerpen en concepten blijven volledig eigendom van Designs by Lotte. De opdrachtgever verliest alle rechten om de werken die in elke fase van de ontwikkeling zijn gemaakt te delen/gebruiken en stemt ermee in om alle verstrekte concepten/bestanden te vernietigen.

De uitleg op de pagina veelgestelde vragen behoort ook tot deze algemene voorwaarden. Met het akkoord gaan op deze algemene voorwaarden, ga je tevens ook akkoord met de uitleg op de veelgestelde vragen.

De overeenkomst is de volledige overeenkomst van alle partijen. Op deze overeenkomst zijn geen aanvullende beloften of voorwaarden van toepassing, schriftelijk of mondeling, die hierin niet zijn opgenomen. Bij levering van de definitieve bestanden wordt de overeenkomst geacht te zijn vervuld.

Designs by Lotte KVK: 80519415 Btw-ID: NL003451193B94 +31 6 10372254 Wethouder den Oudenstraat 4, Helmond contact@designsbylotte.nl www.designsbylotte.nl